Оформление ДМС сотрудников и заключение договора

Наверняка каждый задавал себе вопрос: что в жизни самое главное? Ответ напрямую зависит от возраста отвечающего. В 17 - 20 лет называют самые разные версии: любовь, самореализация, семья, карьера, признание. И только где-то после 30 - 35 все больше опрошенных признают: самое главное - здоровье. Без него и карьеру не построишь, и в научной лаборатории сутками не посидишь, и любить не очень получается. Без него - никуда. А поскольку самый работоспособный, "сознательный" возраст как раз начинается после 25 - 30 лет, а уникальный, неоценимый опыт приобретается еще позже, вопрос здоровья сотрудников является в некотором роде "головной болью" работодателя.
Причем, если "здоровье не купишь", его вполне можно сохранить и укрепить. Самые передовые организации это уже поняли и обратились к программам добровольного медицинского страхования для своих сотрудников и членов их семей. Программы ДМС для персонала в целом надежнее и выгоднее, чем индивидуальные договоры. Во-первых, как известно, "оптом дешевле", а во-вторых, если страховая организация может пренебречь своими обязанностями в отношении рядового гражданина (в надежде, что в суд он не пойдет), то с организацией они, как правило, ведут себя корректно и законопослушно. Ведь конкуренция на рынке ДМС очень велика.

Во многих организациях заключение и ведение договоров ДМС "взваливают" на отдел кадров. В этом есть определенная логика. ДМС относится к работе с персоналом, являясь инструментом дополнительной мотивации. К тому же именно в отделе кадров имеется вся самая свежая информация о приеме и увольнении сотрудников, командировках, составе семей и т.д., то есть все, что необходимо для сопровождения договора ДМС.
Зачастую в небольших по штату компаниях отсутствует юридическая служба, и кадровику приходится разбираться в хитросплетениях договора страхования самостоятельно. А ведь ошибки в этих вопросах чреваты серьезными последствиями! Тонкостям оформления документов мы посвятим наши следующие публикации, сейчас же остановимся подробнее на этапе подготовки к заключению договора.

Подготовка включает в себя всесторонний анализ потребностей организации в ДМС, выбор оптимальной программы страхования и выбор компании-страховщика.

В этой статье опишем алгоритм анализа потребностей организации для выбора программы страхования. Наши советы помогут выбрать оптимальную программу ДМС, сэкономив немало денег на ненужных "дополнительных" опциях, навязываемых страховыми организациями. Ведь программы ДМС должны быть удобными и привлекательными именно для сотрудников и в то же время не разорительными для работодателя.

Определяем цель

Первый шаг - определить цель, для достижения которой предполагается заключение договора ДМС, и "плясать" именно от нее. Только от цели будет зависеть, какие действия надо предпринять для подготовки к заключению договора.

Для этого ответьте на вопрос: что вы хотите получить в результате заключения договора ДМС? Ответы могут быть разными. Скажем, если вам необходимо оформить полный пакет страховки исключительно генеральному директору и членам его семьи - это одно. А удержание сотрудников на предприятии (повышение лояльности) - совсем другое. Избавление от проблем, связанных с многочисленными "больничными", - третье. А еще возможны, например, привлечение квалифицированного персонала, повышение статуса отдельных сотрудников, повышение статуса компании в деловых кругах и т.д.

В зависимости от выбранной цели вы будете подбирать страховые программы и регламент их распределения (ДМС для всех сотрудников по окончании испытательного срока, для отдельных категорий, для работников с определенным стажем работы в компании, только для руководителей и т.д.).

Определяем ориентировочный бюджет

Второй шаг - определить ориентировочный бюджет, который организация может относительно безболезненно выделить на договор ДМС. От соотношения "потребность - бюджет" и будет зависеть последующий выбор оптимальной программы страхования и организации-страховщика.

Расходы на ДМС сотрудников признаются расходами организации и уменьшают базу, облагаемую налогом на прибыль, только в сумме, не превышающей 6% от всех расходов на оплату труда в организации. Все, что свыше этой суммы, а также расходы на членов семей сотрудников и бывших сотрудников, вышедших на пенсию, выделяются из чистой прибыли предприятия. Поэтому для принятия решения о размере расходов на ДМС необходимо уточнить в бухгалтерии предполагаемый годовой размер затрат на оплату труда и посчитать, чему будут равны 6% от этой суммы.

Размер дополнительного финансирования можно уточнить у руководства компании. Тут, с одной стороны, необходимо принимать в расчет предполагаемый размер прибыли, чтобы договор не привел организацию к финансовому краху, а с другой - принять во внимание, что выгода, получаемая организацией от уменьшения количества и продолжительности "больничных", может быть весьма существенной. Кроме того, наличие договора ДМС сотрудников и членов их семей позволяет привлечь в организацию высококлассных специалистов.

На этом этапе рекомендуем ознакомиться с ценами, существующими на рынке ДМС.

Выявляем потребность

Третье, что необходимо сделать при принятии решения о заключении договора ДМС, - произвести объективный и всесторонний анализ "материала" для договора, а именно состав и предполагаемые потребности в медицинской помощи сотрудников организации (для наглядности это лучше сделать в таблицах).

Но этот шаг не актуален для тех компаний, цель которых - предоставить страховку, например, только генеральному директору, его семье и заместителям. Там и так все понятно. Для остальных же нелишне определиться с предполагаемым кругом лиц, которым нужны медицинские услуги, и с составом таких услуг.

Процесс состоит из следующих примерных этапов:

1. Определить возрастные группы сотрудников, распределить их по должностным уровням с учетом специфики предприятия и для наглядности свести данные в такую таблицу (возрастные категории и должностной состав могут быть иными):

В графе "Примечание" можете указать "фактор риска" для определенных групп сотрудников (сидячая работа, работа на морозе, с тяжестями, с химпрепаратами, радиоактивными материалами и т.п.).

Наличие таблицы поможет сориентироваться в многообразии программ ДМС и выбрать оптимальную по количеству застрахованных и по составу страховых случаев. Например, если большая часть сотрудников попадает в группу "до 35" и отсутствуют вредные факторы, то можно взять "минимальный пакет" и не включать санаторно-курортное лечение, а вот на семейное страхование и детей обратить больше внимания. И наоборот, если большая часть сотрудников находится в группе "от 45 и 50", необходим иной пакет, с возможностью стационарного лечения, а вот "детский" пакет уже ни к чему.

2. Необходимо также проанализировать "факторы риска" и выбрать опции, которые позволяют "подстраховаться" именно в этом направлении.

Например, если работа ваших сотрудников связана с большим количеством посетителей, нужно предусмотреть возможность вакцинации от вирусных инфекций в период эпидемии; если организация располагается в экологически неблагоприятных условиях или районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, следует предусмотреть санаторно-курортное лечение. А вот тем, кто работает в Сочи, курорты ни к чему. Зато можно предусмотреть восстановительно-реабилитационные программы "на месте". Если в вашем регионе присутствует риск разрушения зубов (такое часто встречается в районах с водой, содержащей "неправильные" концентрации определенных микроэлементов), напрашивается необходимость включения стоматологических услуг и т.п. Если же в компании есть какая-либо официально признанная "вредность", скажем работа с радиоактивными отходами, в угольных шахтах, на буровых вышках, тут желательно посоветоваться с медиками и выбрать для этой категории сотрудников оптимальные условия программ, которые застрахуют их от риска возникновения профзаболеваний.

И поверьте: уменьшающееся количество "больничных" и снижение риска наступления оплачиваемых работодателем последствий окупят затраты на страховую премию.

3. Следует определить соотношение проживающих "кучно" и "отдаленно". От этого будет зависеть, нужна ли вам услуга "скорая помощь". Машина "скорой" в час пик из Москвы в Электросталь или Раменское приедет, когда будет нужна уже другая служба. Не говоря о цене такой услуги!

Для анализа можно сделать следующую таблицу:

4. Нужно уточнить количество маленьких детей у сотрудников и количество "бессемейных". Эти данные помогут определиться с необходимостью включения в страховую программу родственников, а также подобрать нужные пакеты. Здесь же просчитайте среднее количество больничных листов, связанных с собственной болезнью работника, по уходу за ребенком, по уходу за болеющими членами семьи в каждой из категорий, указанных в таблице.
Выглядеть это может так:

Зачем такие сложности?

У вас наверняка возник вопрос: зачем такой громоздкий анализ с указанием групп должностей? Дело в том, что он даст возможность, как мы уже говорили, выбрать не только оптимальную программу, но и на законном основании исключить категории работников, которым эти услуги не нужны.

Ведь количество и состав застрахованных на предприятии не ограничены законом: можно застраховать всех, а можно - одного. Притом что размер суммы, с которой не нужно платить налог на прибыль, строго ограничен - не более 6% от всех расходов на оплату труда. А это значит, что работодатель может выбрать: застраховать большее количество работников по минимальной программе или меньшее - по более полной (Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 10.05.2011 N 03-03-06/1/284).

Но при этом ограничение количества застрахованных не должно подпадать под формальные признаки дискриминации, указанные в ст. 3 ТК РФ. Иначе "обиженные незастрахованные" будут иметь право обратиться в суд "с заявлением о восстановлении нарушенных прав, возмещении материального вреда и компенсации морального вреда" (ст. 3 ТК РФ). На практике, если должности и функционал различны, вопросов не возникает.

Поэтому, если наиболее "ценным и незаменимым" трудовым активом предприятия является "руководящий состав среднего и высшего звена", можно включить в состав застрахованных только эти должности. Кроме всего прочего, такое решение повысит мотивацию персонала к карьерному росту. Если повышенным нагрузкам подвергаются грузчики и рабочие в холодном цеху, их постоянные "больничные" просто срывают производственный процесс, можно выбрать специальную лечебно-профилактическую программу, которая позволит свести количество болезней к минимуму.

А для соблюдения требований трудового законодательства вы имеете полное право на основании вышеприведенного анализа издать локальный нормативный акт (например, Положение о добровольном медицинском страховании работников) или приказ по предприятию с аналогичной формулировкой и изложением оснований для предоставления ДМС именно этой категории сотрудников (но не по возрасту и полу, естественно!). Формулировки могут быть следующими: "в связи с повышенной сложностью и напряженностью условий работы генерального директора и его заместителей" или "в целях уменьшения влияния на здоровье сотрудников холодного склада специфических условий труда...". Для грамотного составления таких документов и нужен всесторонний и объективный анализ.

Выбираем программу

И наконец, на основании всех полученных данных, определившись с предположительным количеством страхуемых, бюджетом договора и, главное, с целью, для достижения которой вы его заключаете, вы приступаете непосредственно к подбору программы ДМС и страховой организации.

Тут есть два варианта. Первый (самый простой и легкий) - подобрать страхового брокера, который поможет вам определиться с выбором, предоставит все необходимые сведения, данные, сравнительные таблицы и т.п.; кроме того, он сделает за вас большую часть технической работы по подготовке документов для заключения договора. Причем вам это не будет ничего стоить: услуги страхового брокера, как правило, оплачивает страховщик. Минус этого решения только один, и он вытекает из плюса - страховой брокер действует в интересах того, кто ему платит. А это не вы... И ему интереснее "раскрутить" вас на наиболее дорогой пакет. Но даже если вы наймете за собственные деньги независимого брокера, есть большая вероятность его личной заинтересованности в какой-то определенной компании. И узнать об этом вы можете только случайно - после подписания договора, сравнив свой пакет с другими предложениями.

Второй вариант очень трудоемкий - делать все самостоятельно. Он даст вам гарантию того, что вы действительно получите оптимальный пакет по минимальной стоимости, не теряя на качестве. Впрочем, можно сочетать эти два варианта - и тогда, пожалуй, вы получите тот же результат, затратив минимум усилий.

Вот советы для самостоятельного подбора пакета страховых услуг:

1. Определитесь с желаемым содержанием программы (поликлиника, стоматология, вызов врача на дом или в офис, наличие детской поликлиники, стационарного лечения и т.п.).

2. Не слишком полагайтесь на рекомендации людей, не являющихся специалистами в области страхования. Многие в подобной ситуации обращаются за советами к родственникам или знакомым. Но такой человек прежде всего выскажет лишь субъективное мнение. А решение лучше принимать на основании объективных данных.

Исключение из этого правила - знакомые медики, работающие по программам ДМС. Их мнение позволит вам взглянуть на ситуацию "с изнанки".

3. Внимательно изучите программы и правила страхования, принятые в выбранных организациях, сравните их.

4. По всем вопросам, которые остаются хоть немного непонятными, обращайтесь за разъяснениями к специалистам выбираемых страховых компаний. Заодно и оцените, как они работают с клиентами. Например, если вы не можете пятый день выловить нужного специалиста, как потом, уже заплатив деньги, вы будете отлавливать куратора? Или если вам дают путаные и слишком отвлеченные разъяснения, то подумайте, как вы дальше будете работать с такими "путаниками".

5. Обращайте внимание на рейтинги страховых компаний. Наиболее убедительно они представлены на сайте рейтингового агентства "Эксперт". Там же можно изучить ранжирование по ДМС. Дело в том, что одна и та же компания по общим сборам может занимать первое место, а по ДМС находиться значительно ниже. Этот фактор тоже надо учитывать.

6. Обратите внимание на соотношение размера страховых премий и выплат по ДМС. Если уровень выплат страховой компании менее 70%, вполне вероятны проблемы.

7. Тщательно изучите и сравните все цены за аналогичные услуги, предлагаемые разными компаниями. Слишком высокие часто берутся "за бренд" и не совсем оправданны. Но не радуйтесь, найдя организацию, которая "за три копейки" обещает полный VIP-пакет в поликлиниках системы Управления делами Президента РФ. Низкие тарифы страховщика должны вас насторожить. Помните: скупой платит дважды.

8. Обязательно поинтересуйтесь, есть ли у страховщика соглашение о правопреемстве с другой солидной страховой организацией в случае возникновения непредвиденных проблем, например отзыва лицензии. Это очень важно, поскольку договор на срок менее года не подпадает под льготы по налогообложению, а в случае отсутствия правопреемника вы лишитесь льгот!

Июнь 2013 г.